Organizacja eventów, niezależnie od skali, to złożone przedsięwzięcie. Wymaga doskonałej logistyki, komunikacji i zarządzania czasem. Nawet doświadczeni organizatorzy niekiedy mają potknięcia. W tym artykule przyglądamy się najczęstszym błędom popełnianym podczas planowania wydarzeń i podpowiadamy, jak ich skutecznie unikać. Sprawdź!

Udany event — jaki jest klucz do sukcesu?

Błędy organizacyjne mogą zdarzyć się każdemu. Warto jednak wiedzieć, na co szczególnie uważać i które obszary są newralgiczne podczas planowania wydarzenia. Nie da się ukryć, że najwięcej potknięć i pomyłek zwykle wynika z nieprawidłowego planowania. Dobry plan to absolutna podstawa każdego wydarzenia, niezależnie od skali. 

Organizujesz event dla firmy? Sprawdź wpis pt. "Jak zorganizować event firmowy krok po kroku?", w którym znajdziesz wiele przydatnych wskazówek.  Przekonaj się również, jakie błędy najczęściej pojawiają się podczas organizacji wydarzeń — to pozwoli Ci ich skutecznie unikać. 

1. Brak jasno określonego celu

Organizowanie eventu bez wyraźnie sprecyzowanego celu  skutkuje brakiem spójności programu i działań promocyjnych.

Celem może być np.:

• promocja produktu, 
• integracja zespołu, 
• edukacji uczestników, 
• świętowanie rocznicy. 

Musi być on jednak znany o dokładnie określony już na samym początku. Zacznij więc od odpowiedzi na pytania, co chcesz osiągnąć oraz kto jest Twoją grupą docelową. Stwórz dokument z misją i celami wydarzenia – będzie on punktem odniesienia dla wszystkich podejmowanych działań.

2. Zbyt późne rozpoczęcie przygotowań

Odkładanie kluczowych zadań na ostatnią chwilę niemal zawsze prowadzi do chaosu, pomyłek i niepotrzebnego stresu.

Aby tego uniknąć, przygotuj harmonogram działań z konkretnymi datami i przypisaniem odpowiedzialności. Zacznij również organizację z odpowiednim wyprzedzeniem – w przypadku dużych wydarzeń to powinno być nawet 6–12 miesięcy wcześniej.

3. Niedoszacowanie budżetu

Zaplanowanie zbyt optymistycznego budżetu, pomijanie kosztów dodatkowych (np. ubezpieczenia, transportu, rezerw) lub brak bufora awaryjnego — takie działania do prosty przepis na “katastrofę”. 

Dlatego:

• stwórz szczegółowy budżet, uwzględniając zarówno koszty stałe, jak i zmienne,
• zaplanuj minimum 10–15% rezerwy na nieprzewidziane wydatki,
• regularnie aktualizuj budżet w miarę postępów organizacyjnych.

Dzięki temu będziesz mieć wszystko pod kontrolą i unikniesz kosztownych wpadek. 

4. Zaniedbanie komunikacji z uczestnikami i zespołem

Brak jasnych informacji przed wydarzeniem, opóźnienia w odpowiedziach na zapytania lub nieczytelne instrukcje mogą zniechęcić uczestników, a także wywołać frustrację w zespole, który zajmuje się organizacją. 

Zadbaj o jasne kanały kontaktu, takie jak infolinia, e-mail, social media. Organizuj również regularne spotkania z zespołem i podwykonawcami, by każdy znał swoje zadania i status projektu.

5. Źle dobrana lokalizacja

Wybór miejsca trudno dostępnego, nieprzystosowanego do potrzeb uczestników jest błędem. Problematyczne mogą być m.in.:

• brak parkingu,
• słaba akustyka, 
• niewystarczająca liczba toalet, 
• niskiej jakości noclegi.

Aby tego uniknąć, przed wybraniem obiektu zrób wizję lokalną. Sprawdź kwestie dostępności, czyli dojazd, noclegi w pobliżu, infrastrukturę techniczną, jeśli wydarzenie ma być plenerowe. 

6. Brak przygotowania na sytuacje awaryjne

Nagłe sytuacja zakłócające przebieg imprezy po prostu się zdarzają. To może być brzydka pogoda, awaria sprzętu czy nawet problemy zdrowotne prowadzącego. Brak planu awaryjnego to duży błąd, który może nawet całkowicie sparaliżować przebieg wydarzenia.

Opracuj scenariusze na wypadek różnych przeszkód i przygotuj procedury kryzysowe. Zawsze miej również przy sobie listę kontaktów do wszystkich podwykonawców i członków zespołu.

7. Zaniedbanie promocji wydarzenia

Nawet najlepszy event nie przyciągnie ludzi, jeśli nie będą o nim wiedzieć. Nawet jeśli planujesz kameralną imprezę dla zespołu w Twojej firmie, również musisz poinformować o niej gości odpowiednio wcześniej.

Stwórz strategię promocji np. poprzez e-mail marketing, media społecznościowe lub inny kanał, dobrany do potrzeb Twoich odbiorców.