Organizacja eventu firmowego może być nie lada wyzwaniem, ale dobrze zaplanowane wydarzenie może przynieść Twojej organizacji ogromne korzyści Niezależnie od tego, czy planujesz kameralne spotkanie, czy duże wydarzenie branżowe, zawsze podstawą jest dobry plan działania. Sprawdź, jak zorganizować event firmowy krok po kroku!

1. Określ cel wydarzenia

To naprawdę ważne — musisz wiedzieć, w jakim celu organizujesz imprezę oraz co chcesz za jej pomocą osiągnąć. Cele mogą być bardzo zróżnicowane. To może być:

• integracja zespołu,
• szkolenie lub konferencja branżowa,
• świętowanie ważne okazji (np. jubileuszu firmy),
• prezentacja produktu/usługi,
• budowanie relacji z klientami lub partnerami biznesowymi.

Masz już określony cel? Kliknij podany link, aby dowiedzieć się, jak wygląda organizacja wydarzeń dla firm Cafe PR, czyli w wykonaniu sprawdzonych specjalistów od eventów firmowych. Pomogą Ci ustalić wszystkie ważne szczegóły — od budżetu, przez formułę wydarzenia, aż po wybór konkretnych atrakcji.

2. Ustal budżet

Bez konkretnego budżetu nie warto rozpoczynać planowania detali. Określ, ile możesz (lub chcesz) wydać na wydarzenie. Uwzględnij wszystkie potencjalne koszty, także te mniej oczywiste. 

Musisz wziąć pod uwagę m.in. wydatki na:

• wynajem miejsca,
• catering,
• transport i noclegi (jeśli wydarzenie odbywa się poza siedzibą),
• prelegentów i prowadzących, dodatkowe atrakcje,
• upominki dla uczestników, jeśli są przewidziane
• obsługę techniczną i organizacyjną,

Nie zapomnij również o kosztach marketingu i promocji wydarzenia. Najlepiej w kosztorysie zostawić margines na nieprzewidziane wydatki (ok. 10–15%).

3. Stwórz harmonogram eventu

Szczegółowy plan wydarzenia pozwoli uniknąć chaosu i ułatwi koordynację. To ważne, szczególnie jeśli impreza jest kilkudniowa, połączona z noclegami. Zadbaj o równowagę między częścią oficjalną a mniej formalną, która obejmuje np. atrakcje dla uczestników.  W planie powinny znaleźć się:

• czas przyjazdu i rejestracji,
• wystąpienia/prelekcje/szkolenia,
• przerwy kawowe i posiłki,
• czas na networking i nieformalne rozmowy,
• atrakcje dodatkowe (np. warsztaty, integracje).

Pamiętaj również, że bardzo ważny jest wybór odpowiedniego terminu. Unikaj świąt, długich weekendów, czy okresów wzmożonego ruchu (np. początek roku szkolnego). Wówczas goście mogą mieć problem z uczestniczeniem lub z dojazdem na miejsce wydarzenia. 

4. Zadbaj o atrakcje

Aby event był niezapomniany, powinien być przede wszystkim dobrze dobrany do specyfiki okazji, z jakiej jest organizowany. Zadbaj także o element zaskoczenia i rozrywki — aby goście nie byli znudzeni zbyt przewidywalną formą. W zależności od rodzaju wydarzenia możesz wybrać np. występy artystyczne, fotobudkę, warsztaty czy quizy z nagrodami,

Upewnij się, że także oprawa graficzna i wizualna współgra z identyfikacją Twojej marki! To ważne, tym bardziej że podczas eventu z pewnością będą robione zdjęcia czy filmy. 

5. Zatroszcz się o dobrą komunikację z gośćmi

Nie zapomnij poinformować uczestników o miejscu i czasie wydarzenia. Warto to zrobić z odpowiednim wyprzedzeniem, tak aby każdy miał okazję zaplanować sobie wolny czas. Wraz z zaproszeniem prześlij gościom agendę wydarzenia, najlepiej w formie wygodnej do wydrukowania. 

Wspomnij także o:

• dress code — jeśli obowiązuje, 
• dojeździe i parkingu, 
• noclegu (jeśli jest brany pod uwagę).

Ważne, by każdy uczestnik wiedział, gdzie i kiedy ma się stawić, a także, na co się przygotować. Forma zaproszenia zależy od rodzaju eventu — może to być formalny e-mail, papierowa kartka czy nawet powiadomienie w aplikacji. 

6. Zbierz feedback

Po zakończeniu wydarzenia nie zapomnij o ostatnim, ale bardzo ważnym kroku, czyli podziękowaniach dla uczestników i partnerów. Możesz wysłać maila z podsumowaniem i zdjęciami albo krótki filmik z wydarzenia. Poproś także o opinie, które będą bardzo cenne przy organizacji kolejnych wydarzeń!